Política de tratamiento y protección de datos personales

9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán: a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes; b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa. c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). d) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores. e) Consultar memorandos o llamados de atención. f) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario. g) Contactar a familiares en casos de emergencia. La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recursos Humanos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. y el empleado. La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.trata datos sensibles de sus trabajadores para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo. Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. para los fines antes mencionados. Terminada la relación laboral, la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. 9.2 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas. los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores y contratistas de La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.serán: a. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual. b. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas. c. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores. La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.devolverá tal información al Proveedor y contratista, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor y contratista con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. La recolección de los datos personales de empleados de los freelance por parte de la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. devolverá tal información al Proveedor y contratista, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación de los freelance con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. 9.3 Tratamiento de datos personales de afiliados La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. recolecta los datos personales de sus afiliados. los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los afiliados de la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.serán: d. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas de afiliación e. Envío de invitaciones a eventos programados por la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. o sus vinculadas. f. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios afiliados La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. sólo recaudará de sus afiliadoslos datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución de la afiliación a que haya lugar. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del afiliado, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. La recolección de los datos personales de empleados de los freelance por parte de la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. devolverá tal información al Proveedor y contratista, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. 9.4 Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia La GRAN LOGIA DE COLOMBIA., recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de la GRAN LOGIA DE COLOMBIA serán: a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales. b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la empresa c) Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas y visitantes en las instalaciones de la empresa Para cumplir con el deber de información que le corresponde a la GRAN LOGIA DE COLOMBIA como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta (30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES La empresa actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que la empresa decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. De otro lado, cuando la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. No realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de Edad. de forma particular la empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación. De igual manera recolecta datos de menores de edad, para realizar procesos con fin comercial, y auditorias de los servicios prestados En todo caso, la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. 10. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la compañía, ADMINISTRATIVA La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: info@granlogiadecolombia.co o a través de comunicación escrita radicada en la Carerra 5 No. 17-79 12.1 Consultas Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante. La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 12.2 Reclamos Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. la cual será tramitada bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular. 2. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son: a. Estar dirigida a la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. b. Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación). c. Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo. d. El objeto de la petición. e. Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail). f. Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos) En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior. 12.3 Requisito de procedibilidad El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa. 12.4 Petición de actualización y/o rectificación La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición. 12.5 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual. Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.la supresión o eliminación de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos. c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos. Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto la GRAN LOGIA DE COLOMBIA,.podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos: a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 13 MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS La GRAN LOGIA DE COLOMBIA,. se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos. 14 VIGENCIA La presente Política rige a partir del 03 de abril de 2018.